山东省五金机电商会档案管理制度

（2014年3月29日山东省五金机电商会第一次会员大会通过）

第一节 档案范围

商会各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中，文件包括：规划、计划、技术资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节 档案分类、编号及装订

一、档案按其内容及关联部门可分为五大类：

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、项目类

5、服务类

二、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

三、归档后须填写《档案管理登记表》。

四、以左方装订为原则，须标明档案号，

第三节 保存、调阅与销毁

档案保存期限除政府有关法令或本商会其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

一、永久保存：1、商会章程；2、会员名录；3、会员大会、理事会、常务理事会、会长会议、会长办公会议会议纪要；4、商会证照；5、各级批文；6、印鉴；7、商会年度工作计划；8、商会年度工作总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。

二、二十年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须二十年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。

四、因工作需要需调阅档案时，经秘书长（或副秘书长）核准后方可调阅。

五、超过保存期，且无保存价值的档案应由秘书长核准后销毁。销毁档案须两人以上人员共同完成，并填写《档案销毁登记表》。